Polityka rachunkowości, ewidencja operacji gospodarczych w roku 2027 w świetle nowej klasyfikacji budżetowej
Przygotowanie polityki rachunkowości i jej aktualizacji w związku z nową klasyfikacją budżetową będzie wymagało spojrzenia na planowanie i ewidencję wartości budżetowych z innej perspektywy. Dotychczas w praktyce bardzo często punktem wyjścia była wartość planowanego zakupu i określone w jednostkach progi zakupów. Pojawiała się określona kwota i na tej podstawie stosunkowo łatwo podejmowaliśmy decyzję: wydatek bieżący czy majątkowy.
Od 2027 roku takie podejście może okazać się niewystarczające.
Dlaczego?
Nowe regulacje dotyczące struktury wydatków budżetu powodują, że znacznie większego znaczenia nabiera odpowiedź na pytanie: co właściwie powstanie w wyniku poniesienia danego wydatku i jak zakupiony składnik zostanie ujęty w rachunkowości jednostki? Czy powstaje koszt? Czy powstaje nakład na rzeczowe aktywo trwałe?
A to prowadzi nas bezpośrednio do polityki rachunkowości.
Warto więc zadać pytanie, co jest pierwsze? Czy budżet 2027 zaczyna się od polityki rachunkowości?
To pytanie może brzmieć przewrotnie, ale w przypadku planowania części wydatków majątkowych odpowiedź może być twierdząca. Art. 236 ustawy o finansach publicznych posługuje się w odniesieniu do wydatków majątkowych między innymi kategorią nakładów na niefinansowe aktywa trwałe - nowa grupa wydatków majątkowych JST - „040”.
Tym samym przy planowaniu wydatku trzeba będzie odpowiedzieć nie tylko na pytanie, ile kosztuje zakup, lecz również znać odpowiedź na pytanie: czy zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości zakupiony składnik zostanie ujęty jako składnik aktywów trwałych?
I właśnie tutaj pojawia się problem progów istotności.
Czym są regulacje w tym zakresie, w których przepisach szukać rozwiązań? KSR nr 11 „Środki trwałe” pozwala jednostkom stosować uproszczenia w odniesieniu do składników majątku o niskiej jednostkowej wartości początkowej.
Jednostka może więc określić w polityce rachunkowości poziomy istotności, które będą decydowały m.in. o tym, czy dany składnik zostanie ujęty w ewidencji bilansowej, czy jego wartość zostanie odniesiona bezpośrednio w koszty. Przyjęcie progów nie jest jednak wyłącznie techniczną decyzją księgowego. Przy ich ustalaniu trzeba uwzględniać m.in. jednostkową i łączną wartość składników, wpływ zastosowanych uproszczeń na sytuację majątkową i finansową jednostki, a także potrzeby ochrony mienia. To właśnie powoduje, że polityka rachunkowości zaczyna mieć znaczenie jeszcze przed uchwaleniem budżetu, a nie dopiero w momencie księgowania faktury.
Czy 10 000 zł nadal rozwiązuje problem?
To jedno z pytań, które z pewnością pojawi się podczas przygotowywania budżetu na rok 2027. Czy można nadal przyjąć prostą zasadę: do określonej kwoty - wydatek bieżący, powyżej niej - wydatek majątkowy? A co w sytuacji, gdy jednostka w swojej polityce rachunkowości przyjmie kilka poziomów istotności? Co z zakupami składników, które mają stosunkowo niską wartość jednostkową, ale zgodnie z zasadami rachunkowości są ujmowane w ewidencji bilansowej? I odwrotnie - co z przedmiotami, które spełniają cechy środka trwałego, ale ze względu na przyjęte uproszczenia ich wartość jest odnoszona bezpośrednio w koszty? To nie są już wyłącznie pytania dotyczące rachunkowości.
Od odpowiedzi na nie może zależeć sposób zaplanowania wydatku w uchwale budżetowej na 2027 rok.
A co z zakupami większej liczby jednakowych składników?
Jeszcze ciekawszy problem pojawia się wtedy, gdy jednostka kupuje większą liczbę jednakowych składników. Wyobraźmy sobie zakup: 100 tabletów po 1 400 zł. Jednostkowa wartość jednego urządzenia jest niewielka. Ale łączna wartość zakupu wynosi: 140 000 zł.
Czy przy ocenie takiego zakupu powinniśmy analizować wyłącznie na wartość pojedynczego tabletu? Czy znaczenie ma również łączna wartość planowanego zakupu? Czy KSR nr 11 pozwala zastosować w takim przypadku inne rozwiązanie?
A przede wszystkim: czy 140 000 zł powinno znaleźć się w wydatkach bieżących czy w załączniku wydatków majątkowych? Odpowiedź nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. Jedno zamówienie, ale czy jeden wydatek majątkowy?
Zmieńmy przykład.
Gmina planuje zakup 10 jednakowych kosiarek po 3 400 zł, z których każda ma zostać przekazana do innego sołectwa i sfinansowana w ramach przedsięwzięcia funduszu sołeckiego. Łączna wartość zamówienia wynosi 34 000 zł. Czy należy spojrzeć na nie jako na jeden zakup? Czy na 10 odrębnych składników majątku? Czy znaczenie ma fakt, że każda kosiarka będzie użytkowana w innym miejscu i finansowana w ramach przedsięwzięcia konkretnego sołectwa?
I wreszcie - jak taki zakup powinien zostać pokazany jednocześnie w załączniku wydatków majątkowych oraz zestawieniu wydatków funduszu sołeckiego? To dobry przykład pokazujący, że: jedno zamówienie nie musi oznaczać jednego obiektu inwentarzowego, a jeden sposób zakupu nie musi przesądzać o sposobie prezentacji wydatku w budżecie.
A co z meblami?
Jeszcze więcej pytań pojawia się przy zakupie mebli. Załóżmy, że urząd wyposaża kilka pomieszczeń i kupuje: szafy o wysokiej wartości jednostkowej, biurka o wartości kilku tysięcy złotych, krzesła o wartości kilkuset złotych.
Jednocześnie jednostka stosuje szczególne zasady wynikające z przepisów dotyczących rachunkowości jednostek budżetowych i przyjęła określony sposób ewidencji oraz jednorazowego umarzania mebli. Czy wszystkie te zakupy będą miały taki sam charakter budżetowy? Czy krzesło o wartości kilkuset złotych może mieć znaczenie dla planu wydatków majątkowych? Czy sposób umorzenia środka trwałego decyduje o tym, czy wydatek jest bieżący czy majątkowy? A może są to dwie zupełnie różne płaszczyzny, których nie należy ze sobą utożsamiać?
To właśnie na takich przykładach najlepiej widać skalę problemów, które pojawią się podczas planowania budżetu na rok 2027.
§ 701 czy § 702?
Do tego dochodzi jeszcze nowa klasyfikacja budżetowa. Przygotowując plan wydatków majątkowych, trzeba będzie odpowiedzieć na kolejne pytanie: kiedy zastosować § 701, a kiedy § 702? Nie wystarczy wiedzieć, że planowany zakup ma charakter majątkowy. Trzeba będzie również prawidłowo powiązać: politykę rachunkowości, sposób ujęcia składnika, sposób jego amortyzacji lub umorzenia, właściwy paragraf klasyfikacji budżetowej, załącznik wydatków majątkowych.
Błąd popełniony na początku tego procesu może więc przełożyć się na błędne przygotowanie materiałów planistycznych i samego projektu uchwały budżetowej. Jednym z najważniejszych problemów praktycznych będzie moment dokonania kwalifikacji. Jeżeli jednostka dopiero po zakupie i otrzymaniu faktury zacznie zastanawiać się, czy dany przedmiot powinien zostać ujęty jako środek trwały, może się okazać, że wcześniej nieprawidłowo zaplanowała wydatek w budżecie.
Dlatego analiza powinna rozpocząć się już podczas przygotowywania materiałów planistycznych.
Dlaczego warto o tym porozmawiać już teraz
Dlaczego polityka rachunkowości i jej aktualizacja jest ważna dla roku 2027, o tym będziemy mówić na webinarze: Polityka rachunkowości i ewidencja operacji gospodarczych w jednostkach budżetowych od 2027 roku.
Na konkretnych przykładach przeanalizujemy m.in.: jak ustalić progi istotności w polityce rachunkowości, jak progi te wpływają na planowanie wydatków, kiedy zakup o niewielkiej wartości jednostkowej może trafić do wydatków majątkowych, jak podejść do zakupów masowych, kiedy można rozważać zbiorczy obiekt inwentarzowy, jak potraktować zakupy dla różnych sołectw i przedsięwzięć, jak podejść do szczególnych zasad dotyczących mebli, kiedy zastosować § 701, a kiedy § 702, jak przygotować praktyczny załącznik wydatków majątkowych na 2027 rok.
Zaprezentujemy propozycje konkretnych zapisów do polityki rachunkowości oraz przykładowe rozwiązania, które można wykorzystać podczas przygotowywania zmian w jednostce.
Zapraszamy do udziału.